Projektmanagement
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Projektmanagement
Projektleiter spielen die zentrale Rolle bei der Planung und Abwicklung eines Projekts. Hierbei kann ich Sie mit meiner Erfahrung bei den Aufgaben eines Projektleiters unterstützen oder auch die Projektleitung für Sie übernehmen.
Aufgaben der Projektleitung:
Projektleiter sind für Personal, Termine, Sachmittel, Budget, Arbeitssicherheit und das Ergebnis verantwortlich. Gerade für die Projektführung ist dabei die Gefahr sich zu verzetteln immer sehr groß. Daher bleibt oft nichts anderes übrig, als sich auf wenige, dafür aber wichtige Aufgaben zu beschränken.
Die wichtigsten Aufgaben des Projektleiters im Überblick:
Projektplanung: Strukturplan, Ressourcen, Risikoanalyse
Projektsteuerung: Daten erfassen, Ist-Soll Abgleich, Reaktion
Projektverwaltung: Erstellung und Pflege der Projektakte
Projektführung: Motivation, Kommunikation, Projektregeln, Arbeitssicherheit
Die Inhalte der Projektakte
Die Projektakte ist die zentrale Dokumentensammlung des Projekts. Sie wird vom Projektleiter erstellt und gepflegt.
Die Projektakte enthält folgende wichtige Informationen:
- Projektauftrag
- Projekt-Strukturplan und Mitarbeitereinsatzplan
- Zeichnungen und Pläne
- Aufzeichnungen zu Kunden- und Lieferantengespräche
- Besprechungsprotokolle
- Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine
- Abnahmen und Änderungen
- Verträge, die das Projekt betreffen
- Abschlußbericht
Viele Inhalte der Projektakte können auf elektronischem Weg erarbeitet und weitergeleitet werden. Dies erleichtert und beschleunigt den Datenaustausch zwischen den Projektbeteiligten.
Zeit ist ein wichtiger Faktor in der Projektkommunikation. Moderne Kommunikationsmittel wie Email und Internet, um das Team auf dem Laufenden zu halten, sind selbstverständlich.
Das Projektteam
Die Komplexität vieler Projekte macht Teamarbeit immer wichtiger. Als Projektleitung gilt es den Mitarbeitern Vertrauen entgegenzubringen, ansonsten werden große Projekte nicht mit Erfolg belohnt.
Maßgeblich ist dabei die Fähigkeit das Projektteam zu motivieren. Dazu gehört regelmäßiges Feedback in Form von konstruktiver Kritik oder Anerkennung für erledigte Aufgaben. Offenheit und Wertschätzung gegenüber den Menschen und deren Ideen müssen geprägt sein.
Projetphasen
- Projektdefinition - Definition der Projektziele, um was geht es bei dem Projekt? --> Name, Spezifikation, s.u. Lastenheft Pflichtenheft
- IST-Aufnahme - Grundrisspläne mit IST-Zustand, Kenntnisstand Personal (IST), Arbeitskräfte, Komponenten
- SOLL-Aufnahme oder Bedarfsanalyse - Grundrisspläne mit Soll-Zustand, Kenntnisstand Personal (SOLL), Arbeitskräfte, Komponenten, Lastenheft, Pflichtenheft
- Projektauftrag
- Evaluation - Was kann von IST-Aufnahme weiterhin verwendet werden, was muß beschafft werden
- Alternativen aufstellen, zur Umsetzung des Projektes, Kostenplan
- Konzept für Anforderungen - fachlich, organisatorisch, Qualitätskriterien
- Projektplan mit Milestones - GANTT-DIAGRAMM, Netzplantechnik, Einsatz geeigneter Hard- u. Software --> Grobplan und Feinplan
- Umsetzung des Projektplans - Angebotseinholung, Auftragsbestätiguung, Bestellung von Komponenten, Kontrolle der Komponenten, Aufbau, Installation
- Test - Testspezifikation, Testberichte, Testprotokolle, SOLL-IST-Abgleich - Pflichtenheft erfüllt?, Kostenrahmen eingehalten?
- Dokumentation
- Abnahme - Abnahmeprotokolle
- Einweisung - Schulung mit Schulungsunterlagen
- Inbetriebnahme beim Kunden
- Reflektion - was können wir beim nächsten Projekt besser, effizienter machen? Feedback des Kunden (Feedbackbogen)